Vor- und Nachteile des internen oder externen Datenschutzbeauftragten

Der 25. März 2018 brachte vielseitige Veränderungen. Dazu gehört der neu geregelte Europäische Datenschutz. Seinen Kern bildet die Datenschutzgrundverordnung, die durch das Bundesdatenschutzgesetz verfeinert wird. Jeder Mitgliedstaat kann sowohl die Verordnung als auch das betreffende Datenschutzgesetz im nationalen Bereich an seine Bedürfnisse anpassen. Während die staatlichen Datenschutzbehörden die Einhaltung auf Bundes- und Landesebene überwachen, müssen die meisten Unternehmen auf betrieblicher Basis einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Dabei haben die Betriebe die Wahl zwischen einer in- und externen Lösung, die vor allem in Klein- und Mittelbetrieben überlegt abgewogen und geplant werden muss.

Soll es ein interner oder lieber ein externer Datenschutzexperte sein?

Zwar kennen interne Beauftragte das Unternehmen, seine Mitarbeiter und die Problemstellungen, doch können sich aus diesen Tatsachen Probleme ergeben, die wiederum einen externen Datenschutzexperten notwendig machen. Dazu gehört beispielsweise die Betriebsblindheit des Kandidaten. Nach vielen Jahren und innerbetrieblichen Kontakten sieht er nicht alle möglichen Lösungsansätze, die sich positiv für das Unternehmen auswirken können. Auch wenn er während seiner Amtszeit einen besonderen Kündigungsschutz genießt, so denkt er doch schon heute über seine spätere Zukunft im Unternehmen nach. Diese beruflichen Perspektiven sind nicht selten vom Wohlwollen der Verantwortlichen abhängig. Wurde der interne Datenbeauftragte benannt, kann er sich auf das besondere Kündigungsschutzrecht berufen. Auch nach seiner Abberufung kann ihn das Unternehmen erst nach zwei Jahren kündigen.

Hier liegen die Vorteile, die das externe Datenschutz-Unternehmen bietet. Stellt der Auftraggeber fest, dass sich die Bedingungen geändert haben und er keinen Berater mehr benötigt, kann er den Vertrag im Rahmen der vereinbarten Kündigungsfristen auflösen. Externer Datenschutz bedeutet auch, dass die Experten die Abläufe innerhalb des Unternehmens unter objektiven Gesichtspunkten betrachten und keine Rücksicht auf persönliche Befindlichkeiten von Mitarbeitern nehmen. Dabei verbinden sie ihre branchenspezifischen und unternehmensübergreifenden Erfahrungen mit den gesetzlichen Vorgaben. Als selbständige Dienstleister obliegt ihnen auch die obligatorische Haftung für die von ihnen verursachten Schäden, die das Unternehmen beispielsweise in Form von Bußgeldern erleidet.

Die externen Datenschutzbeauftragten und Datenschutzberater des Netzwerks Datenschutz Nordost verfügen neben ihrer Qualifikation über eine umfassende Berufserfahrung, die sie vor Ort und von ihren Standorten im Bereich Rostock, Güstrow und Neubrandenburg aus effektiv und zeitnah einsetzen können. Die IT-Experten, Datenschutzexperten und Juristen setzen die gesetzlichen Vorschriften im Interesse des Kunden direkt um.

Welche Risiken sind mit der internen Lösung verbunden?

Konzerne und große Unternehmen richten Stabsstellen ein, die sich mit umfangreichen finanziellen Ressourcen den Herausforderungen des Datenschutzes annehmen.

Kleine und mittlere Unternehmen müssen mit einer begrenzten Belegschaft und einem übersichtlichen Budget auskommen. Die ausgewählten Mitarbeiter werden nach ihren Schulungen mit dem internen Datenschutz konfrontiert, den sie in das vorhandene System integrieren sollen. Obwohl die meisten freigestellt werden, kümmern sich viele zusätzlich um ihre sekundären Aufgabenbereiche. Während der Fortbildungen erlangen sie jedoch nur ein begrenztes theoretisches Wissen, das Raum für signifikante Fehler lässt. Diese führen zu Verstößen gegen das Datenschutzgesetz und werden mit Bußgeldern bedroht und belegt. Das Problem verdeutlicht ein Beispiel.

Welche Vorteile bringt ein externer Beauftragter für Datenschutz?

Die externen Datenschutzberater arbeiten im Team an umfangreichen Projekten mit. Sie sammeln Erfahrungen in den betrieblichen Abläufen und kreieren auf diesen Wegen branchenübergreifende Lösungen. Auf diese Informationen kann das beauftragende Unternehmen ab dem ersten Tag zurückgreifen und darauf vertrauen.

Sobald der von der Datenschutz Nordost entsandte Datenschutzexperte den zuständigen Aufsichtsbehörden gemeldet worden ist, kann er mit seiner Tätigkeit beginnen. Im nächsten Schritt wird er den Vorgesetzten, Mitarbeitern und Geschäftspartnern als direkter Ansprechpartner vorgestellt. Sie können sich an ihn wenden, wenn sie Fragen zum Thema externer Datenschutz haben oder sich in ihren persönlichen datenschutztechnischen Rechten verletzt fühlen. Zu seinem Aufgabenfeld gehört auch die Beantwortung der Datenschutzanfragen. So klärt er mit der zuständigen Datenschutzbehörde alle Fragen, die beispielsweise als rechtlich problematisch eingestuft werden. Sein Augenmerk ist dabei immer auf den Schutz seines Auftraggebers gerichtet.

Primär fungiert der Beauftragte in seinem Amt als Kontroll- und Koordinationsinstanz. Die von ihm vorgeschlagenen Lösungsansätze werden mit der Geschäftsleitung und den verantwortlichen Mitarbeitern diskutiert. Die letzte Entscheidung trifft immer die Geschäftsleitung.

Externe Datenschutzbeauftragte vom Netzwerk Datenschutz Nordost

Fast alle Unternehmen verfügen mittlerweile über eine eigene Website. Auf ihr ist jeweils eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung zu hinterlegen, die vom Beauftragten entweder geprüft oder selbst erstellt wird. Im Anschluss kontrolliert er alle wichtigen Geschäftspapiere auf ihre datenschutzrechtlichen Relevanzen, bevor sie von den Vertragspartnern unterzeichnet werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt besteht in der Schulung der internen Mitarbeiter, die er gleichzeitig über ihre persönlichen Datenschutzrecht und Pflichten aufgeklärt. Hierzu stehen neben persönlichen Terminen auch Video- oder Internetfortbildungen auf dem Programm, die vom Experten-Netzwerk der Datenschutz Nordost auf der Basis der aktuellen Rechtslage erstellt werden.